18 ottobre 2026 · 5 min di lettura
Ordine del giorno di una riunione: come farlo (con modello)
Una riunione senza ordine del giorno si allunga, divaga e finisce senza decisioni. Prepararlo richiede dieci minuti e spesso fa risparmiare mezz'ora a ogni partecipante. Ecco come farlo, con un modello da copiare.
Cos'è e a cosa serve
L'ordine del giorno è l'elenco dei punti che si tratteranno nella riunione, nell'ordine in cui si tratteranno. Serve a far sapere a tutti, prima di entrare, di cosa si parlerà, cosa ci si aspetta da loro e quando finisce.
È anche la base del verbale: se la riunione segue l'ordine del giorno, il riepilogo si scrive quasi da solo, perché ogni punto ha la sua decisione o la sua attività.
Cosa mettere in ogni punto
Un titolo chiaro, chi lo presenta e quanto tempo gli si dedica. E soprattutto cosa serve alla fine: informare, discutere o decidere. «Budget del trimestre» non dice nulla; «Decidere se approvare il budget del trimestre (10 min, Marta)» sì.
Metti per primi i punti su cui bisogna decidere, quando l'attenzione è più alta, e lascia per la fine quelli informativi. Se ci sono documenti da leggere, allegali alla convocazione e dillo: nessuno legge un PDF dal vivo.
Modello da copiare
Riunione: [nome] · [data e ora] · [durata] · [luogo o link]. Obiettivo: [cosa vogliamo avere alla fine]. Partecipanti: [nomi].
1. [Punto] — [informare / discutere / decidere] — [responsabile] — [minuti]. 2. [Punto] — [...]. 3. [Punto] — [...].
Chiusura (5 min): riepilogo delle decisioni, attività con responsabile e data, data della prossima riunione. Documenti preliminari: [link].
Un esempio per una riunione di team di 45 minuti
Obiettivo: concordare le priorità del mese. 1. Risultati del mese scorso — informare — Laura — 10 min. 2. Priorità del mese — decidere — Carlos — 20 min. 3. Blocchi e dubbi — discutere — tutti — 10 min. 4. Chiusura: attività e responsabili — 5 min.
L'ultimo punto non è facoltativo: trasforma la conversazione in lavoro. Una riunione che finisce senza attività con responsabile e data tende a ripetersi la settimana dopo.
Dopo la riunione
Confronta quello che è successo con quello che era previsto e invia un riepilogo con le decisioni e le attività a chi c'era e a chi no. Se registri la riunione, dopo aver avvisato i partecipanti, SwiftBOL può consegnarti in pochi minuti il riepilogo, le decisioni, le attività con responsabile e un'email di follow-up. Il piano Gratuito include 2 ore di audio e 1 ora di assistente al mese, senza carta.
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